W dniu 5 października 1961 r. została sporządzona w Hadze Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, w następującym brzmieniu:

Przekład

KONWENCJA znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych

Państwa sygnatariusze niniejszej konwencji, pragnąc znieść wymóg legalizacji dyplomatycznej lub konsularnej zagranicznych dokumentów urzędowych, zdecydowały zawrzeć w tym celu konwencję i uzgodniły, co następuje:

Artykuł 1

Niniejsza konwencja będzie miała zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z Umawiających się Państw i które mają być przedłożone na terytorium innego Umawiającego się Państwa.

Dla celów niniejszej konwencji za dokumenty urzędowe uważa się:

• dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń ("huissier de justice");
• dokumenty administracyjne;
• akty notarialne;
• urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
  • Jednakże niniejsza konwencja nie będzie miała zastosowania do:
    • dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;
    • dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Artykuł 2

Każde Umawiające się Państwo zwolni z legalizacji dokumenty, do których ma zastosowanie niniejsza konwencja i które mają być przedłożone na jego terytorium. Dla celów niniejszej konwencji legalizacja oznacza jedynie czynność, poprzez którą przedstawiciel dyplomatyczny lub urzędnik konsularny państwa, w którym dokument ma być przedłożony, poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument, i, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym jest on opatrzony.

Artykuł 3

Jedyną czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille określonej w artykule 4, wydanej przez właściwy organ Państwa, z którego dokument pochodzi. Jednakże czynność wymieniona w poprzednim ustępie nie może być wymagana, gdy ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w Państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa między dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji.

Artykuł 4

Apostille, o której mowa w artykule 3 ustęp 1, będzie umieszczona na samym dokumencie lub będzie do niego dołączona; powinna być ona sporządzona według wzoru załączonego do niniejszej konwencji. Może być ona jednakże sporządzona w języku urzędowym wydającego ją organu. Standardowe zwroty w niej zawarte mogą być sporządzone również w drugim języku. Tytuł "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" pozostawiony będzie w języku francuskim.

Artykuł 5

Apostille wydana będzie na wniosek osoby, która podpisała dokument, bądź jego posiadacza. Po prawidłowym wypełnieniu poświadczać ona będzie autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. Podpis, pieczęć lub stempel na apostille zwolnione są z wszelkiego poświadczania.

Artykuł 6

Każde Umawiające się Państwo wyznaczy, w nawiązaniu do ich urzędowych funkcji, organy, które są właściwe do wydawania apostille, o której mowa w artykule 3 ustęp 1. Powiadomi ono o takim wyznaczeniu Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niderlandów w czasie składania dokumentu ratyfikacyjnego lub przystąpienia lub oświadczenia o rozszerzeniu. Powiadomi ono również o każdej zmianie wyznaczonych organów.

Artykuł 7

Każdy organ wyznaczony zgodnie z artykułem 6 prowadzić będzie rejestr lub kartotekę, w której odnotuje wydane apostille, wyszczególniając:

• numer i datę wydania apostille,
• nazwisko osoby, która podpisała dokument urzędowy, oraz charakter, w jakim ona działała, lub w przypadku dokumentów niepodpisanych - nazwę organu, który opatrzył dokument pieczęcią lub stemplem.

Na wniosek każdej zainteresowanej osoby organ, który wydał apostille, sprawdzi, czy dane zawarte w apostille odpowiadają danym w rejestrze lub kartotece.

Artykuł 8

W przypadku gdy traktat, konwencja lub umowa zawarta między dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw zawiera postanowienia poddające poświadczenie podpisu, pieczęci lub stempla określonym czynnościom, niniejsza konwencja będzie miała pierwszeństwo przed takimi postanowieniami, jeżeli czynności te są opatrzone większym rygorem niż czynności, o których mowa w artykułach 3 i 4.

Artykuł 9

Każde Umawiające się Państwo podejmie niezbędne środki w celu zapobieżenia dokonywaniu legalizacji przez ich przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych w przypadkach, w których niniejsza konwencja przewiduje zwolnienie z tego wymogu.

Artykuł 10

Niniejsza konwencja otwarta będzie do podpisu dla Państw reprezentowanych na 9 sesji Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego oraz dla Irlandii, Islandii, Liechtensteinu i Turcji. Podlega ona ratyfikacji, a dokumenty ratyfikacyjne zostaną złożone w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Niderlandów.

Artykuł 11

Konwencja niniejsza wejdzie w życie sześćdziesiątego dnia po złożeniu trzeciego dokumentu ratyfikacyjnego, o którym mowa w artykule 10 ustęp 2. Konwencja wejdzie w życie dla każdego Państwa sygnatariusza, które ratyfikuje ją w terminie późniejszym, sześćdziesiątego dnia po złożeniu jego dokumentu ratyfikacyjnego.

Artykuł 12

Każde Państwo niewymienione w artykule 10 może przystąpić do niniejszej konwencji po jej wejściu w życie zgodnie z artykułem 11 ustęp 1. Dokument przystąpienia będzie złożony Ministerstwu Spraw Zagranicznych Niderlandów. Przystąpienie takie skutkuje wyłącznie w stosunkach między Państwem przystępującym a tymi Umawiającymi się Państwami, które nie zgłosiły sprzeciwu co do jego przystąpienia w ciągu sześciu miesięcy od otrzymania powiadomienia, o którym mowa w artykule 15 litera d. Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niderlandów zostanie powiadomione o każdym takim sprzeciwie. Konwencja wejdzie w życie między Państwem przystępującym a Państwami, które nie zgłosiły sprzeciwu co do jego przystąpienia, sześćdziesiątego dnia po upływie okresu sześciu miesięcy, o którym mowa w poprzednim ustępie.

Artykuł 13

Każde Państwo może, w czasie podpisywania, ratyfikacji lub przystąpienia, oświadczyć, że rozszerza stosowanie niniejszej konwencji do wszystkich terytoriów, które reprezentuje w stosunkach międzynarodowych, lub do jednego z nich lub większej ich liczby. Oświadczenie takie będzie skuteczne z chwilą wejścia w życie konwencji dla danego Państwa. W każdym późniejszym terminie o takich rozszerzeniach będzie powiadamiane Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niderlandów. W przypadku gdy oświadczenie o rozszerzeniu stosowania konwencji składane jest przez Państwo, które ją podpisało i ratyfikowało, konwencja wejdzie w życie w odniesieniu do terytoriów, których to dotyczy, zgodnie z artykułem 11. W przypadku gdy oświadczenie o rozszerzeniu stosowania konwencji składane jest przez Państwo, które do niej przystąpiło, konwencja wejdzie w życie w odniesieniu do terytoriów, których to dotyczy, zgodnie z artykułem 12.

Artykuł 14

Niniejsza konwencja będzie obowiązywała przez pięć lat od daty jej wejścia w życie zgodnie z artykułem 11 ustęp 1, również w stosunku do Państw, które ją ratyfikowały lub przystąpiły do niej w terminie późniejszym. W przypadku braku wypowiedzenia będzie ona milcząco odnawiana co pięć lat. Każde wypowiedzenie będzie notyfikowane Ministerstwu Spraw Zagranicznych Niderlandów co najmniej na sześć miesięcy przed upływem pięcioletniego okresu. Może być ono ograniczone do niektórych terytoriów, do których ma zastosowanie konwencja. Wypowiedzenie będzie skutkować tylko w odniesieniu do tego Państwa, które je notyfikowało. Konwencja pozostanie w mocy dla innych Umawiających się Państw.

Artykuł 15

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Niderlandów powiadomi Państwa, o których mowa w artykule 10, oraz Państwa, które przystąpiły do konwencji zgodnie z postanowieniami artykułu 12, o:

• notyfikacjach, o których mowa w artykule 6 ustęp 2;
• podpisach i ratyfikacjach wymienionych w artykule 10;
• dniu wejścia w życie niniejszej konwencji zgodnie z artykułem 11 ustęp 1;
• przystąpieniach i zastrzeżeniach określonych w artykule 12 oraz o dacie, w której takie przystąpienia stają się skuteczne;
• rozszerzeniach określonych w artykule 13 i dacie, w której stają się one skuteczne;
• wypowiedzeniach wymienionych w artykule 14 ustęp 3.

NA DOWÓD CZEGO niżej podpisani, będąc w tym celu należycie upoważnieni, podpisali niniejszą konwencję. SPORZĄDZONO w Hadze dnia 5 października 1961 r. w językach francuskim i angielskim, przy czym tekst francuski ma pierwszeństwo w przypadku różnic między tekstami, w jednym egzemplarzu, który będzie złożony w archiwach Rządu Niderlandów, i którego uwierzytelniona kopia zostanie przekazana drogą dyplomatyczną każdemu Państwu reprezentowanemu na 9 sesji Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego oraz Irlandii, Islandii, Liechtensteinowi i Turcji.

ZAŁĄCZNIK

Wzór apostille Apostille będzie sporządzona w formie kwadratu o bokach o długości co najmniej 9 cm: Apostille

Po zapoznaniu się z powyższą konwencją w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej oświadczam, że:

• została ona uznana za słuszną zarówno w całości, jak i każde z postanowień w niej zawartych,
• Rzeczpospolita Polska postanawia przystąpić do tej konwencji,
• postanowienia konwencji są ratyfikowane, przyjęte, potwierdzone i będą niezmiennie zachowywane.

Na dowód czego wydany został akt niniejszy, opatrzony pieczęcią Rzeczypospolitej Polskiej.

Dano w Warszawie dnia 15 października 2004 r. Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej: A. Kwaśniewski L.S. Prezes Rady Ministrów: M. Belka